Llevar el compliance a los estatutos sociales

Una invitación a revisar los estatutos de nuestros clientes.

Durante años, el cumplimiento normativo se entendió en México como un código de ética guardado en un cajón. Ese enfoque ya no alcanza.

Desde 2016, el Código Nacional de Procedimientos Penales prevé la responsabilidad penal autónoma de las personas jurídicas. Desde 2017, la Ley General de Responsabilidades Administrativas permite sancionar a las personas morales por faltas graves. En ambos regímenes, lo que la empresa hizo para prevenir el ilícito influye en el resultado.

Sin embargo, la mayoría de los estatutos que vemos todos los días siguen siendo los mismos de hace veinte años. Regulan con detalle la convocatoria a asambleas, pero no dicen una palabra sobre quién vigila que la sociedad cumpla la ley. Ahí hay una oportunidad que quienes asesoramos empresas no deberíamos dejar pasar.

1. El marco legal, en breve#

Conforme al artículo 421 del CNPP, la persona jurídica responde por los delitos cometidos a su nombre, por su cuenta, en su beneficio o con los medios que ella proporcione, cuando además existió inobservancia del debido control en su organización. Esto aplica a los delitos del catálogo del artículo 11 Bis del Código Penal Federal y a sus equivalentes locales. Si antes del hecho la empresa tenía un órgano de control permanente, la pena puede reducirse hasta en una cuarta parte.

La ley no define el "debido control". La referencia más útil es la política de integridad del artículo 25 de la LGRA, que incluye:

• manual de organización y procedimientos;
• código de conducta;
• sistemas de control, vigilancia y auditoría;
• canales de denuncia y procesos disciplinarios;
• capacitación;
• políticas de recursos humanos;
• mecanismos de transparencia.

Para organizar todo esto, el referente internacional es ISO 37301:2021, sobre sistemas de gestión de cumplimiento. Exige una función de cumplimiento con independencia, recursos y acceso directo al órgano de gobierno. En una sociedad mexicana, quien define ese órgano y sus facultades son los estatutos.

2. Por qué en los estatutos y no solo en un manual#

Una política aprobada por la dirección puede cambiarla la propia dirección. Una estructura prevista en los estatutos solo se modifica por asamblea extraordinaria, conforme al artículo 182 de la Ley General de Sociedades Mercantiles. El acta se formaliza ante fedatario público y se inscribe en el Registro Público de Comercio, según el artículo 194.

El CNPP premia al órgano de control permanente y anterior al hecho. Unos estatutos formalizados e inscritos acreditan exactamente eso.

3. Los beneficios concretos#

1. Mejor posición ante la autoridad penal. Un órgano de control previsto en estatutos es la base para acreditar debido control y, en su caso, para la reducción de pena del artículo 421. No garantiza nada por sí solo, pero sin él la empresa inicia su defensa sin su primera prueba.
2. Mejor posición ante la autoridad administrativa. La LGRA ordena valorar si la persona moral contaba con una política de integridad. Una estructura estatutaria demuestra que esa política es una decisión de los socios y no un documento preparado a última hora.
3. Prueba preconstituida con fecha cierta. Cuando surge un problema, la pregunta clave es si los controles existían antes. Una reforma formalizada e inscrita responde esa pregunta sin depender de correos, versiones de archivos o testigos.
4. Protección para consejeros y directivos. Unos estatutos que definen con claridad deberes, límites y líneas de reporte permiten a cada administrador demostrar que actuó con diligencia. Además, facilitan atraer consejeros independientes, que cada vez preguntan más por estos temas antes de aceptar un cargo.
5. Acceso a clientes, bancos e inversionistas. Los grandes corporativos, las instituciones financieras y los fondos revisan con creciente cuidado la gobernanza de sus contrapartes. Una empresa que puede mostrar su estructura de cumplimiento en sus propios estatutos pasa esas revisiones con menos fricción.
6. Orden en la estructura accionaria. Controlar quién entra como socio y exigir información sobre el beneficiario controlador reduce riesgos fiscales y de prevención de lavado de dinero, y previene conflictos entre socios, algo especialmente valioso en empresas familiares.
7. Valor en una transacción futura. En una venta, fusión o ronda de inversión, la debida diligencia revisa los estatutos. Unos estatutos con gobierno corporativo y controles de cumplimiento son una contingencia menos que negociar.

4. Qué puede contener la reforma#

Sin copiar la ley en el acta, una reforma bien diseñada puede prever:

• una función de cumplimiento que reporte al consejo, con informe anual a la asamblea y un canal hacia el comisario cuando el asunto involucre a los consejeros;
• el deber del consejo de aprobar la política de cumplimiento, asignarle recursos y ordenar su revisión periódica;
• protección contra represalias para quien denuncie de buena fe;
• límites a la representación en actos sensibles: firmas mancomunadas, montos máximos y autorización previa para donativos o contratos con entes públicos;
• autorización del consejo para transmitir acciones, conforme al artículo 130 de la LGSM, considerando la identificación del adquirente y de su beneficiario controlador;
• el deber de los socios de informar sobre el beneficiario controlador y mantener esa información actualizada;
• el deber de administradores y apoderados de observar la política, con su incumplimiento como causa de revocación.

La estructura debe corresponder al tamaño de la empresa. En una sociedad con administrador único no hace falta un comité: basta con definir quién ejerce la función, a quién reporta y qué se informa a la asamblea.

5. Lo que una cláusula no hace#

• No exime por sí sola. Si el programa existe solo en papel, así lo verá la autoridad. La prueba está en la operación.
• Una certificación ISO tampoco es defensa automática. Ni el CNPP ni la LGRA le atribuyen efectos propios.
• Limitar facultades no aísla a la sociedad. La responsabilidad de la persona jurídica es autónoma.
• Sobrerregular es contraproducente. La estructura va en los estatutos y el detalle operativo en políticas aprobadas por el consejo.

6. Seis preguntas para revisar los estatutos de sus clientes#

A quienes asesoramos empresas (abogados corporativos, notarios, corredores públicos, contadores), los invito a tomar los estatutos de sus clientes y hacerse estas preguntas:

1. ¿Existe una función encargada de vigilar el cumplimiento, o todo depende del administrador?
2. ¿Tienen límites las facultades de los apoderados en los actos de mayor riesgo?
3. ¿La transmisión de acciones requiere autorización del consejo?
4. ¿Están obligados los socios a informar sobre el beneficiario controlador?
5. ¿Informa la administración a la asamblea sobre el cumplimiento normativo, además de los estados financieros?
6. ¿Es congruente el objeto social con lo que la empresa realmente hace?

Si la respuesta a la mayoría es "no", hay una conversación pendiente con ese cliente. La próxima asamblea anual es un buen momento para tenerla, porque la asamblea extraordinaria que apruebe la reforma puede celebrarse el mismo día.

Conclusión#

La ley señala qué se valora, ISO 37301 ofrece un método para operarlo, y los estatutos convierten esa estructura en una decisión de los socios, con fecha cierta y oponible frente a terceros. Ninguna de las tres piezas basta sola.

Revisar los estatutos con esta óptica es una de las formas más concretas de pasar del discurso del compliance a su práctica.

Conversemos#

Podemos analizar juntos qué ajustes tienen sentido para cada caso y, cuando corresponda, formalizar la reforma e inscribirla en el Registro Público de Comercio.

Para conversarlo, escríbame desde la página de contacto.